Privacy Policy di Tableplan
Ultimo aggiornamento: 15 settembre 2026
La presente informativa descrive le modalità con cui vengono raccolti, utilizzati, conservati e protetti i dati personali degli utenti che utilizzano Tableplan, attraverso il sito web e l’applicazione mobile.
Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Epsoft S.r.l.
Via Marco Sgobba, 2/C
70011 Alberobello (BA), Italia
P. IVA / C.F.: IT08502750725
Email: info@epsoftitalia.com
Per qualsiasi richiesta relativa alla protezione dei dati personali o all’esercizio dei propri diritti, l’utente può contattare il Titolare all’indirizzo email sopra indicato.
2. Cos’è Tableplan
Tableplan è una piattaforma digitale dedicata all’organizzazione e alla gestione di eventi.
Attraverso Tableplan gli utenti possono, a titolo esemplificativo, creare e gestire il proprio account e i propri eventi, organizzare ospiti e gruppi, gestire la disposizione dei tavoli, interagire con fornitori e altri soggetti coinvolti nell’organizzazione dell’evento, gestire attività, scadenze, budget e conversazioni e utilizzare ulteriori strumenti messi a disposizione dalla piattaforma.
Alcune funzionalità possono richiedere l’accesso a specifiche informazioni o funzionalità del dispositivo, previo consenso dell’utente quando richiesto.
3. Dati personali trattati
3.1 Dati dell’account e del profilo
Durante la registrazione e l’utilizzo di Tableplan possono essere trattati dati quali:
- nome e cognome;
- indirizzo email;
- identificativo dell’account;
- credenziali di autenticazione e relative informazioni tecniche;
- immagine del profilo, se inserita;
- ulteriori informazioni volontariamente aggiunte dall’utente al proprio profilo.
Le password non sono conservate in chiaro.
3.2 Autenticazione tramite servizi esterni
Tableplan consente o può consentire l’accesso tramite servizi di autenticazione esterni, tra cui:
- Google;
- Sign in with Apple.
Quando l’utente utilizza uno di questi servizi, Tableplan riceve le informazioni necessarie all’autenticazione messe a disposizione dal relativo provider, come identificativo dell’account, nome e indirizzo email, nei limiti delle autorizzazioni concesse dall’utente e delle impostazioni del servizio utilizzato.
Nel caso di Sign in with Apple, l’utente può utilizzare le funzionalità messe a disposizione da Apple per mantenere privato il proprio indirizzo email.
3.3 Dati relativi agli eventi
Durante l’utilizzo della piattaforma possono essere trattate informazioni relative agli eventi creati o gestiti dall’utente, quali:
- denominazione e tipologia dell’evento;
- data e luogo;
- informazioni organizzative;
- attività e scadenze;
- budget e informazioni economiche relative all’organizzazione;
- tavoli e relativa organizzazione;
- fornitori e servizi;
- note e altre informazioni inserite volontariamente dall’utente.
3.4 Dati relativi agli ospiti e ad altre persone
Tableplan consente all’utente di inserire informazioni relative agli invitati e ad altre persone coinvolte nell’evento.
Tali informazioni possono comprendere, a seconda delle funzionalità utilizzate:
- nome e cognome;
- recapiti;
- appartenenza a famiglie o gruppi;
- stato dell’invito o della partecipazione;
- assegnazione ai tavoli;
- preferenze alimentari;
- informazioni relative ad allergie o esigenze alimentari;
- ulteriori informazioni inserite dall’utente.
L’utente che inserisce nella piattaforma dati personali riferiti a terzi è tenuto ad assicurarsi di disporre di un’idonea base giuridica per il relativo trattamento e per la comunicazione dei dati tramite Tableplan.
Particolare attenzione deve essere prestata alle informazioni che possono rivelare condizioni di salute, allergie o altre categorie particolari di dati personali.
3.5 Foto, immagini e documenti
L’utente può caricare fotografie, immagini o altri contenuti necessari alle funzionalità della piattaforma, ad esempio immagini relative all’evento, all’invito o al proprio profilo.
L’applicazione può richiedere l’autorizzazione ad accedere alle fotografie o alla fotocamera del dispositivo esclusivamente quando necessaria per la funzionalità richiesta dall’utente.
L’accesso può essere negato o revocato attraverso le impostazioni del dispositivo.
3.6 Contatti
Tableplan può consentire all’utente di accedere alla rubrica del proprio dispositivo per facilitare l’importazione degli invitati o la compilazione delle relative informazioni.
L’accesso ai contatti avviene soltanto dopo l’autorizzazione dell’utente.
Il rifiuto dell’autorizzazione non impedisce l’utilizzo generale di Tableplan e, ove disponibile, i dati possono essere inseriti manualmente.
3.7 Posizione
Tableplan può richiedere l’accesso alla posizione del dispositivo per offrire funzionalità basate sulla localizzazione, come la visualizzazione di fornitori, location o servizi nelle vicinanze.
La posizione viene utilizzata esclusivamente quando necessaria alla funzionalità richiesta e in conformità con le autorizzazioni concesse dall’utente.
L’utente può negare o revocare l’accesso alla posizione tramite le impostazioni del proprio dispositivo.
3.8 Notifiche push
Con il consenso dell’utente, Tableplan può inviare notifiche push relative, ad esempio, agli eventi, alle attività, alle scadenze, alle comunicazioni o ad altri aggiornamenti della piattaforma.
Per rendere possibile il servizio può essere trattato un identificativo tecnico del dispositivo o un push token.
L’utente può disattivare le notifiche in qualsiasi momento attraverso le impostazioni del dispositivo.
3.9 Dati tecnici e di utilizzo
Durante l’utilizzo di Tableplan possono essere trattate informazioni tecniche necessarie al funzionamento, alla sicurezza e alla manutenzione del servizio, quali:
- sistema operativo e piattaforma utilizzata;
- versione dell’app;
- versione della build;
- informazioni tecniche relative alle richieste effettuate verso i sistemi Tableplan;
- informazioni necessarie alla sicurezza, diagnostica e prevenzione di abusi.
4. Analytics e PostHog
Tableplan può utilizzare PostHog per comprendere come viene utilizzata l’applicazione e migliorare il servizio.
Le funzionalità di analytics vengono attivate solo in presenza della scelta dell’utente prevista dalla piattaforma.
Quando gli analytics sono abilitati, possono essere trattati:
- identificativo dell’utente;
- nome;
- indirizzo email;
- eventi relativi all’utilizzo delle funzionalità;
- schermate visualizzate;
- piattaforma utilizzata;
- versione dell’app e della build;
- informazioni tecniche associate all’utilizzo dell’applicazione.
L’utente può modificare la propria scelta relativa agli analytics attraverso le impostazioni disponibili nell’app.
In caso di disattivazione, Tableplan interrompe l’invio dei nuovi eventi analytics secondo le modalità tecnicamente previste dal servizio.
5. Finalità e basi giuridiche del trattamento
I dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità.
Creazione e gestione dell’account, autenticazione e utilizzo delle funzionalità di Tableplan.
Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
Gestione degli eventi e delle relative funzionalità.
Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto dall’utente, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
Gestione di immagini, posizione, contatti, notifiche e altre funzionalità opzionali del dispositivo.
Il trattamento avviene sulla base della richiesta dell’utente e, quando previsto dalla normativa o dal sistema operativo, previo consenso/autorizzazione.
Analytics facoltativi.
Base giuridica: consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR, ove applicabile.
Sicurezza della piattaforma, prevenzione di abusi, protezione dei sistemi e gestione di eventuali contestazioni.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e alla tutela del servizio e dei propri diritti, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, nei limiti consentiti dalla normativa.
Adempimento di obblighi normativi o richieste delle autorità competenti.
Base giuridica: adempimento di un obbligo legale, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.
6. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati necessari alla creazione dell’account e all’erogazione delle funzionalità principali di Tableplan è necessario per utilizzare i relativi servizi.
Il conferimento di dati e autorizzazioni relativi a funzionalità opzionali, quali posizione, contatti, notifiche, fotografie e analytics, è invece facoltativo.
Il mancato rilascio di un’autorizzazione può impedire esclusivamente l’utilizzo della specifica funzionalità che la richiede, salvo i casi in cui tale dato sia tecnicamente indispensabile alla funzione richiesta.
7. Modalità del trattamento e sicurezza
I dati personali sono trattati mediante strumenti informatici e telematici adottando misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, finalizzate a tutelarne riservatezza, integrità e disponibilità e a prevenire accessi non autorizzati, perdita, distruzione, divulgazione o utilizzo illecito.
L’accesso ai dati è limitato ai soggetti che ne abbiano necessità per lo svolgimento delle proprie funzioni e secondo le autorizzazioni attribuite.
8. Fornitori e soggetti terzi
Per il funzionamento di Tableplan, Epsoft S.r.l. può avvalersi di fornitori di servizi tecnologici che possono trattare dati personali nell’ambito delle rispettive funzioni.
Tra questi possono rientrare fornitori di:
- infrastruttura e hosting;
- autenticazione;
- notifiche push;
- analytics;
- distribuzione e aggiornamento dell’applicazione;
- servizi email;
- archiviazione di file e immagini;
- assistenza tecnica e sicurezza.
In particolare, l’applicazione integra servizi e tecnologie riconducibili, a seconda delle funzionalità utilizzate, a Apple, Google, Expo e PostHog.
Tali soggetti possono operare, a seconda del servizio e delle circostanze, quali responsabili del trattamento, autonomi titolari o ulteriori destinatari dei dati.
Epsoft S.r.l. verifica, ove richiesto dalla normativa applicabile, l’esistenza di adeguate garanzie contrattuali e di protezione dei dati nei rapporti con i propri fornitori.
9. Trasferimento dei dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo
L’utilizzo di alcuni fornitori tecnologici può comportare il trattamento o il trasferimento di dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
Quando ciò avviene, il trasferimento viene effettuato nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure mediante l’adozione delle garanzie previste dalla normativa applicabile, quali le Clausole Contrattuali Standard, ove necessarie.
10. Conservazione dei dati
I dati personali vengono conservati per il tempo necessario a fornire i servizi Tableplan e a perseguire le finalità indicate nella presente informativa.
In particolare, i dati dell’account e i contenuti associati vengono conservati per la durata dell’account, salvo richiesta di cancellazione da parte dell’utente e fatti salvi gli eventuali dati che devono essere conservati ulteriormente per adempiere a obblighi di legge, tutelare diritti del Titolare o gestire contestazioni.
I dati trattati sulla base del consenso vengono trattati fino alla revoca dello stesso, salvo che sussista un’altra base giuridica che ne consenta o imponga l’ulteriore conservazione.
I dati tecnici e di sicurezza vengono conservati per periodi proporzionati alle finalità di sicurezza, diagnostica e prevenzione degli abusi.
Alla scadenza dei rispettivi periodi di conservazione, i dati vengono cancellati o anonimizzati, salvo che la loro ulteriore conservazione sia richiesta dalla legge.
11. Eliminazione dell’account
L’utente può richiedere l’eliminazione del proprio account direttamente attraverso l’applicazione Tableplan utilizzando la funzione “Elimina account” disponibile nelle impostazioni del profilo.
Per ragioni di sicurezza, Tableplan può richiedere una verifica dell’identità o l’inserimento di un codice di conferma prima di procedere alla cancellazione.
A seguito della richiesta vengono eliminati l’account e i dati personali associati, salvo le informazioni che Epsoft S.r.l. sia tenuta o legittimata a conservare per obblighi di legge, sicurezza, prevenzione delle frodi, esercizio o difesa di diritti.
L’utente può inoltre contattare info@epsoftitalia.com per richieste relative alla cancellazione o alla gestione dei propri dati personali.
L’eliminazione dell’account Tableplan potrebbe non comportare automaticamente l’eliminazione dell’account dell’utente presso servizi esterni quali Google o Apple.
12. Revoca dei permessi e del consenso
L’utente può modificare o revocare le autorizzazioni relative a fotografie, fotocamera, contatti, posizione e notifiche tramite le impostazioni del proprio dispositivo.
Le preferenze relative agli analytics possono essere modificate attraverso le impostazioni disponibili nell’applicazione.
La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.
13. Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare i seguenti diritti:
- ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
- ottenere l’accesso ai propri dati personali;
- richiedere la rettifica di dati inesatti o l’integrazione di dati incompleti;
- richiedere la cancellazione dei dati personali;
- richiedere la limitazione del trattamento;
- opporsi al trattamento nei casi previsti dalla legge;
- ottenere la portabilità dei dati, ove applicabile;
- revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente prestato;
- proporre reclamo all’autorità di controllo competente.
In Italia l’autorità di controllo competente è il Garante per la protezione dei dati personali.
Le richieste possono essere inviate a:
14. Dati di terzi inseriti dagli utenti
Tableplan permette agli organizzatori di inserire informazioni relative a invitati, familiari, fornitori e altri soggetti coinvolti nell’evento.
L’utente è responsabile della liceità delle informazioni che decide di inserire nella piattaforma e deve evitare di inserire dati non necessari rispetto alle finalità dell’organizzazione dell’evento.
Quando vengono inserite informazioni particolarmente delicate, comprese informazioni relative ad allergie, intolleranze o altre esigenze che possano rivelare dati relativi alla salute, l’utente deve prestare particolare attenzione e assicurarsi che il relativo trattamento sia consentito dalla normativa applicabile.
15. Minori
Tableplan non è specificamente destinato alla creazione autonoma di account da parte di minori.
Qualora nell’ambito dell’organizzazione di un evento vengano inserite informazioni relative a invitati minorenni, tali dati devono essere inseriti e gestiti nel rispetto della normativa applicabile e limitatamente a quanto necessario per l’organizzazione dell’evento.
16. Comunicazioni e messaggistica
Qualora l’utente utilizzi le funzionalità di comunicazione o messaggistica di Tableplan, i relativi contenuti e metadati possono essere trattati per consentire la trasmissione, visualizzazione e gestione delle conversazioni tra i soggetti coinvolti nell’evento.
Tali contenuti non vengono utilizzati per finalità pubblicitarie incompatibili con il servizio senza un’idonea base giuridica.
17. Modifiche alla Privacy Policy
La presente Privacy Policy può essere aggiornata nel tempo per riflettere modifiche normative, tecniche o funzionali di Tableplan.
In caso di modifiche rilevanti, gli utenti potranno essere informati attraverso l’applicazione, il sito web o altri canali appropriati.
La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso i canali ufficiali di Tableplan con indicazione della data dell’ultimo aggiornamento.
18. Contatti
Per informazioni relative alla presente Privacy Policy, al trattamento dei dati personali o per esercitare i propri diritti:
Epsoft S.r.l.
Via Marco Sgobba, 2/C
70011 Alberobello (BA), Italia
P. IVA / C.F.: IT08502750725
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